Nhiều người vẫn quen cách ghi phong bì gửi bưu điện theo kiểu cũ, có quận, huyện, phường hoặc xã. Tuy nhiên, từ ngày 1/7/2025, mô hình chính quyền địa phương hai cấp được triển khai trên cả nước. Vì vậy, khi ghi phong bì gửi bưu điện, bạn cần cập nhật địa chỉ mới, không ghi cấp quận, huyện như trước đây.

Vậy cách ghi phong bì gửi bưu điện đúng chuẩn hiện nay như thế nào? Người gửi và người nhận ghi ở vị trí nào? Có cần ghi mã bưu chính và số điện thoại không?

Trong bài viết này, xưởng In An Khánh hướng dẫn cách ghi từng phần trên phong bì, kèm ví dụ địa chỉ thực tế, cách ghi thư gửi công ty và những lưu ý khi gửi thư trong nước hoặc ra nước ngoài.

1. Cách ghi phong bì gửi bưu điện: 5 điều cần nhớ

Cách ghi phong bì gửi bưu điện đúng là ghi đầy đủ thông tin người gửi, người nhận, địa chỉ theo đơn vị hành chính mới và số điện thoại liên hệ.

Có 5 nguyên tắc cơ bản:

Người gửi: Ghi họ tên, địa chỉ và số điện thoại ở góc trên bên trái mặt trước phong bì.
Người nhận: Ghi họ tên, địa chỉ và số điện thoại ở nửa dưới bên phải, chữ rõ ràng, dễ đọc.
Vị trí dán tem: Chừa trống góc trên bên phải để bưu điện dán tem hoặc nhãn cước.
Địa chỉ mới: Ghi số nhà, tên đường, phường hoặc xã, tỉnh hoặc thành phố; không ghi quận, huyện.
Số điện thoại: Nên ghi đầy đủ số điện thoại người gửi và người nhận để thuận tiện liên hệ khi phát thư.

Nếu bạn đang chuẩn bị gửi thư mời, hồ sơ, hợp đồng hoặc giấy tờ cho đối tác, hãy kiểm tra kỹ địa chỉ trước khi gửi để tránh thất lạc hoặc chậm phát.

2. Mặt trước phong bì chia vùng ghi như thế nào?

Mặt trước phong bì thường được chia thành 3 khu vực chính: thông tin người gửi, khu vực dán tem và thông tin người nhận.

Bạn có thể tham khảo cách bố trí sau:

Vị trí trên phong bì	Nội dung cần ghi	Lưu ý
Góc trên bên trái	Họ tên, địa chỉ, điện thoại người gửi	Chữ nhỏ hơn phần người nhận
Góc trên bên phải	Tem hoặc nhãn cước bưu điện	Nên chừa khoảng 4 × 4 cm
Nửa dưới bên phải	Họ tên, địa chỉ, điện thoại người nhận	Ghi rõ ràng, dễ đọc

Phần người nhận nên được trình bày nổi bật hơn để nhân viên bưu điện dễ nhận diện khi phân loại và phát thư.

Đối với phong bì công ty, bạn có thể in sẵn logo, tên doanh nghiệp và địa chỉ người gửi ở góc trên bên trái. Phần người nhận để trống để viết tay hoặc in riêng theo từng khách hàng.

Lưu ý: Khoảng trống 4 × 4 cm dành cho tem là gợi ý bố trí của xưởng In An Khánh, không phải kích thước bắt buộc của bưu điện.

3. Cách ghi địa chỉ trên phong bì sau sáp nhập: Không ghi quận, huyện

Từ ngày 1/7/2025, địa chỉ hành chính được tổ chức theo mô hình hai cấp. Khi ghi địa chỉ trên phong bì, bạn không cần ghi quận hoặc huyện như trước đây.

Cấu trúc địa chỉ hiện nay:

Số nhà, tên đường → Phường hoặc xã → Tỉnh hoặc thành phố.

Ví dụ, nếu gửi thư đến xưởng In An Khánh, bạn có thể ghi:

Kính gửi: Xưởng In An Khánh
138/6 Trương Công Định, Phường Tân Bình
Thành phố Hồ Chí Minh
ĐT: 0967 697 932

Đây là cách ghi địa chỉ ngắn gọn, dễ đọc và phù hợp với mô hình địa chỉ hành chính mới.

Những lưu ý khi ghi địa chỉ sau sáp nhập

Không ghi tên quận, huyện cũ.
Kiểm tra chính xác tên phường, xã mới của người nhận.
Rà soát lại danh sách địa chỉ khách hàng được lưu từ trước tháng 7/2025.
Nên hỏi lại người nhận nếu chưa chắc chắn địa chỉ sau sáp nhập.

Đặc biệt, nếu doanh nghiệp thường xuyên gửi thư cho khách hàng, đối tác hoặc đại lý, bạn nên cập nhật lại danh sách địa chỉ trước khi in phong bì hàng loạt.

Có cần ghi mã bưu chính trên phong bì không?

Mã bưu chính không thay thế địa chỉ nhưng là thông tin hữu ích giúp việc phân loại và vận chuyển thư thuận tiện hơn.

Mã bưu chính quốc gia Việt Nam gồm 5 chữ số. Khi ghi phong bì, bạn nên tra cứu mã bưu chính tương ứng với phường hoặc xã mới của người nhận.

Có thể tra cứu trên kênh thông tin của Bưu điện Việt Nam hoặc hỏi trực tiếp tại bưu cục gần nhất.

Mã bưu chính cấp phường, xã đã được sửa đổi theo Quyết định 2334/QĐ-BKHCN, áp dụng từ ngày 24/8/2025. Vì vậy, không nên sử dụng mã bưu chính cũ nếu địa bàn đã thay đổi sau sáp nhập.

4. Cách ghi phong bì gửi thư cho công ty, cơ quan

Khi gửi thư cho doanh nghiệp, cơ quan nhà nước hoặc đối tác, bạn nên ghi đầy đủ tên người nhận, chức danh, tên đơn vị và địa chỉ.

Cách trình bày gợi ý:

Kính gửi: Bà Nguyễn Thị Lan – Trưởng phòng Hành chính
Công ty ABC
Số 25 Nguyễn Văn A, Phường Bến Thành
Thành phố Hồ Chí Minh
Điện thoại: 0900 000 000

Trong đó:

Tên người nhận: Ghi đầy đủ họ tên, có thể kèm chức danh.
Tên công ty hoặc cơ quan: Nên viết đầy đủ, hạn chế viết tắt.
Địa chỉ: Ghi số nhà, tên đường, phường hoặc xã, tỉnh hoặc thành phố.
Số điện thoại: Ghi số của người nhận hoặc số tổng đài đơn vị.

Với thư mời, thư cảm ơn, hồ sơ hoặc tài liệu gửi đối tác, việc ghi rõ người nhận sẽ giúp thư được chuyển đến đúng bộ phận, hạn chế tình trạng bị giữ lại tại quầy lễ tân.

5. Cách ghi phong bì gửi thư ra nước ngoài

Khi gửi thư từ Việt Nam ra nước ngoài, bạn cần chú ý cách trình bày địa chỉ theo quy ước của quốc gia nhận thư.

Một số nguyên tắc cần nhớ:

Tên người nhận: Ghi đầy đủ họ tên theo thông tin người nhận cung cấp.
Địa chỉ: Ghi theo thứ tự địa chỉ của quốc gia nhận thư.
Tên quốc gia: Viết in hoa ở dòng cuối, ví dụ JAPAN, AUSTRALIA hoặc UNITED STATES.
Người gửi: Ghi ở góc trên bên trái và thêm VIET NAM ở dòng cuối.
Ngôn ngữ: Nên sử dụng chữ Latinh để thuận tiện cho quá trình vận chuyển quốc tế.

Ví dụ, nếu gửi thư đến Nhật Bản, dòng cuối của địa chỉ người nhận nên ghi JAPAN.

Bạn nên yêu cầu người nhận cung cấp địa chỉ bằng tiếng Anh hoặc theo định dạng quốc tế để hạn chế nhầm lẫn.

6. 5 lỗi thường gặp khi ghi phong bì khiến thư đi chậm

Dù cách ghi phong bì gửi bưu điện khá đơn giản, nhiều người vẫn mắc những lỗi nhỏ khiến thư khó phân loại hoặc không giao được đúng địa chỉ.

Lỗi 1: Thiếu số điện thoại người nhận

Khi nhân viên giao thư không tìm thấy địa chỉ, số điện thoại sẽ giúp liên hệ xác nhận nhanh hơn.

Lỗi 2: Vẫn ghi quận, huyện hoặc tên phường cũ

Địa chỉ cũ có thể gây nhầm lẫn khi địa giới hành chính đã thay đổi. Bạn nên cập nhật địa chỉ mới trước khi gửi.

Lỗi 3: Chữ viết tay quá nhỏ hoặc bị nhòe

Nên viết bằng bút bi mực xanh hoặc đen, chữ rõ ràng, không viết chồng lên nhau.

Nếu phong bì có bề mặt bóng, hãy thử bút trước để tránh tình trạng mực lâu khô hoặc bị lem.

Lỗi 4: Ghi địa chỉ người nhận vào vùng dán tem

Tem hoặc nhãn cước có thể che mất một phần thông tin. Vì vậy, cần bố trí các khu vực hợp lý ngay từ đầu.

Lỗi 5: Sử dụng phong bì cửa sổ nhưng địa chỉ bị lệch

Với phong bì cửa sổ kính, nội dung địa chỉ bên trong cần được căn chỉnh chính xác để hiển thị đầy đủ qua ô kính.

Nếu thư bị gấp lệch, người nhận hoặc nhân viên bưu điện có thể không đọc được địa chỉ.

7. Văn phòng gửi nhiều thư nên in sẵn những thông tin nào trên phong bì?

Nếu công ty thường xuyên gửi hợp đồng, thư mời, báo giá, hồ sơ hoặc thư cảm ơn cho khách hàng, việc in sẵn thông tin người gửi trên phong bì sẽ giúp tiết kiệm thời gian. Thư gửi đi cũng trông đồng bộ, dễ nhận ra là của công ty.

Theo kinh nghiệm của xưởng In An Khánh, một mẫu phong bì công ty nên có:

Logo doanh nghiệp.
Tên công ty.
Địa chỉ theo đơn vị hành chính mới.
Số điện thoại, website hoặc email.
Khu vực trống để ghi thông tin người nhận.
Khoảng trống dành cho tem hoặc nhãn cước bưu điện.

Có thể in tên và địa chỉ riêng cho từng người nhận không?

Được. Nếu công ty có danh sách hàng trăm khách hàng, bạn không cần phải viết tay từng phong bì.

Xưởng In An Khánh nhận file Excel và sử dụng kỹ thuật in dữ liệu biến đổi (VDP) để in họ tên, chức danh và địa chỉ riêng trên từng phong bì.

Ví dụ:

Khách hàng thứ nhất: In tên và địa chỉ người nhận thứ nhất.
Khách hàng thứ hai: In tên và địa chỉ người nhận thứ hai.
Khách hàng thứ ba: In tên và địa chỉ người nhận thứ ba.

Mỗi phong bì có nội dung khác nhau nhưng vẫn được in trong cùng một đơn hàng.

Chi phí xử lý dữ liệu tại In An Khánh: 150.000 đồng cho danh sách tối đa 1.000 tên, đã gồm VAT. Phí làm file tính một lần cho cả đơn hàng.

Bạn có thể xem thêm dịch vụ in dữ liệu biến đổi – mỗi bản một nội dung.

Lưu ý: Xưởng in theo dữ liệu khách hàng cung cấp, không tự tra cứu mã bưu chính hoặc chỉnh sửa địa chỉ. Bạn nên kiểm tra kỹ file Excel trước khi gửi in.

8. Đặt in phong bì công ty tại In An Khánh

Bạn muốn có mẫu phong bì in sẵn logo, địa chỉ công ty để sử dụng trong công việc hằng ngày?

Xưởng In An Khánh nhận in bao thư, phong bì công ty tại TP.HCM, từ số lượng 50 cái. Phù hợp với doanh nghiệp, văn phòng, trường học, trung tâm đào tạo và các đơn vị thường xuyên gửi thư cho khách hàng.

Khi đặt in, bạn chỉ cần chuẩn bị:

Logo hoặc tên công ty.
Địa chỉ và số điện thoại người gửi.
Kích thước phong bì mong muốn.
Số lượng cần in.
File thiết kế nếu đã có.

Chưa có file thiết kế cũng không sao. Xưởng hỗ trợ dựng file cơ bản, bố trí logo, thông tin người gửi và chừa đúng vị trí dành cho tem, địa chỉ người nhận. Miễn phí thiết kế cơ bản khi đặt in tại xưởng.

Thời gian hoàn thành: Đơn 50–200 cái khoảng 1–2 ngày làm việc sau khi duyệt mẫu. Nếu cần gấp, bạn có thể báo trước để xưởng sắp xếp tiến độ.

Xem thêm dịch vụ in bao thư có logo công ty.

9. Câu hỏi thường gặp khi ghi phong bì

Ghi người gửi ở bên nào của phong bì?
Người gửi được ghi ở góc trên bên trái mặt trước phong bì. Nội dung gồm họ tên, địa chỉ và số điện thoại liên hệ.

Phong bì gửi bưu điện có cần ghi mã bưu chính không?
Bạn nên ghi mã bưu chính 5 chữ số của phường hoặc xã người nhận để hỗ trợ phân loại thư. Ngoài ra, cần ghi đầy đủ họ tên, địa chỉ và số điện thoại theo yêu cầu nhận gửi của đơn vị vận chuyển.

Sau sáp nhập có còn ghi quận, huyện trên phong bì không?
Không. Từ ngày 1/7/2025, địa chỉ hành chính được tổ chức theo mô hình hai cấp. Khi ghi địa chỉ mới, bạn ghi phường hoặc xã và tỉnh hoặc thành phố, không ghi cấp quận, huyện.

Viết phong bì bằng bút gì để không bị nhòe?
Bạn nên dùng bút bi mực xanh hoặc đen. Với phong bì giấy Fort không tráng phủ, bút bi thường cho nét chữ rõ và nhanh khô. Nếu dùng phong bì giấy có bề mặt bóng, nên kiểm tra độ bám mực trước.

Gửi thư cho công ty thì ghi người nhận thế nào?
Bạn nên ghi họ tên người nhận, chức danh hoặc bộ phận, tên công ty, địa chỉ và số điện thoại. Có người nhận cụ thể sẽ giúp thư được chuyển đến đúng bộ phận hơn.

Có thể in sẵn tên người nhận lên phong bì không?
Có. Bạn gửi danh sách Excel gồm họ tên, địa chỉ và các thông tin cần thiết. In An Khánh hỗ trợ in dữ liệu biến đổi, mỗi phong bì có một nội dung riêng. Đơn từ 50 bao, danh sách tối đa 1.000 tên có phí xử lý dữ liệu 150.000 đồng, đã gồm VAT.

In phong bì công ty số lượng ít có được không?
Được. In An Khánh nhận in phong bì công ty từ 50 cái tại TP.HCM, có hỗ trợ thiết kế cơ bản miễn phí khi đặt in tại xưởng.

THÔNG TIN XƯỞNG IN AN KHÁNH

Địa chỉ: 138/6 Trương Công Định, Phường Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh.
Hotline/Zalo: 0967 697 932 – 0901 547 688 – 0936 673 379.
Email: ankhanhprinting@gmail.com.
Facebook: facebook.com/inankhanh
Website: https://inankhanh.com/
Thời gian làm việc: Thứ 2 – Thứ 7.

Các ấn phẩm văn phòng có thể in kèm:
In thiệp mời sự kiện
In giấy tiêu đề công ty
In bao thư công ty

Đánh giá tốt