Tem mã vạch là công cụ không thể thiếu cho hoạt động kinh doanh. việc in tem mã vạch đúng cách sẽ giúp bạn quản lý hàng hóa dễ dàng, tăng tốc độ thanh toán và giảm sai sót trong quá trình vận hành. Trong bài viết sau đây, In An Khánh sẽ hướng dẫn cách in tem mã vạch chi tiết, đơn giản cho người mới. Cùng theo dõi bài viết sau nhé!

Nội dung bài viết

1 In tem mã vạch là gì?
2 Cách loại máy và công cụ in tem mã vạch
3 Hướng dẫn chi tiết cách in tem mã vạch

In tem mã vạch là gì?

In tem mã vạch là một bước quan trọng trong quy trình quản lý hàng hóa. Doanh nghiệp có thể kiểm soát tồn kho, bán hàng và vận chuyển một cách chính xác, nhanh chóng. Từ cửa hàng bán lẻ nhỏ đến doanh nghiệp lớn, tem mã vạch đều góp phần nâng cao hiệu quả vận hành, giảm thiểu sai sót trong quá trình làm việc.

Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách in tem mã vạch đúng chuẩn, tiết kiệm chi phí. Trên thực tế, bạn hoàn toàn có thể tự in mã vạch tại nhà hoặc cửa hàng bằng thiết bị phổ biến như máy in thường hoặc máy in mã vạch chuyên dụng.

Xem dịch vụ: In tem giá rẻ HCM

Cách loại máy và công cụ in tem mã vạch

Trước khi in, bạn cần hiểu rõ về các loại máy in và công cụ hỗ trợ để chọn thiết bị phù hợp với nhu cầu sử dụng.

Máy in mã vạch chuyên dụng

Đây là loại máy được thiết kế riêng để in tem nhãn, mã vạch với số lượng lớn. Máy in mã vạch chuyên dụng thường sử dụng công nghệ in nhiệt trực tiếp hoặc truyền nhiệt gián tiếp, giúp tạo ra bản in sắc nét, bền màu và dễ đọc bằng máy quét. Loại máy này phù hợp với doanh nghiệp cần in tem thường xuyên như siêu thị, nhà kho, công ty sản xuất, vận chuyển.

Máy in thường

Nếu bạn chỉ cần in tem mã vạch với số lượng ít thì có thể tận dụng máy in văn phòng đang có sẵn. Máy in laser hoặc inkjet có thể in mã vạch lên giấy decal khổ A4. Sau đó bạn chỉ cần cắt từng tem để dán lên sản phẩm. Nhược điểm của máy in thường là tốc độ in chậm, chất lượng mã vạch không ổn định nếu in số lượng lớn.

Phần mềm thiết kế, in mã vạch

Bên cạnh phần cứng, phần mềm đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra mẫu tem mã vạch chuẩn xác. Bạn có thể lựa chọn các phần mềm chuyên dụng như:

Bartender
Microsoft Word / Excel
Phần mềm quản lý bán hàng như Sapo, KiotViet
Công cụ online miễn phí như OnlineLabels, BarcodeTec, Avery

Việc lựa chọn đúng phần mềm giúp bạn kiểm soát được bố cục, kích thước, font chữ và loại mã vạch một cách linh hoạt.

Hướng dẫn chi tiết cách in tem mã vạch

Tùy theo loại máy in bạn đang sử dụng, quy trình in tem mã vạch sẽ có chút khác biệt. Sau đây là hướng dẫn chi tiết theo từng loại máy in phổ biến hiện nay:

In tem mã vạch bằng máy in thường

In tem bằng máy in thường là lựa chọn phổ biến đối với cửa hàng nhỏ hoặc người kinh doanh online mới bắt đầu:

Chuẩn bị giấy decal in mã vạch: Mua giấy decal khổ A4 chuyên dụng dành cho máy in phun hoặc laser. Khi mua cần đảm bảo tem có kích thước phù hợp với sản phẩm.
Tạo mã vạch trên Excel hoặc Word: Mở Excel hoặc Word. Sau đó nhập dữ liệu sản phẩm như tên, giá, mã vạch. Dùng phần mềm tạo mã vạch online để chèn mã vạch vào file in.
Thiết lập bố cục và khổ giấy: Chỉnh kích thước ô tem đúng thực tế. Sau đó căn lề và khoảng cách giữa các tem đều nhau. Trước khi in cần kiểm tra bằng bản in nháp trên giấy thường.
In tem và cắt dán: Sau khi hoàn tất các bước trên, tiến hàng cho giấy decal vào máy in. In thử 1 trang để kiểm tra độ nét và vị trí mã vạch. Bước cuối cùng là cắt và dán tem lên sản phẩm.

In tem bằng máy in mã vạch chuyên dụng

Máy in mã vạch chuyên dụng sẽ phù hợp với cửa hàng bán lẻ, kho vận, doanh nghiệp cần in tem số lượng lớn. Sau đây là các bước in tem bằng máy in mã vạch:

Cài đặt driver và phần mềm đi kèm về máy: Thường sẽ là phần mềm Bartender, Zebra Designer hoặc phần mềm hãng cung cấp. Sau đó kết nối máy in với máy tính hoặc USB hoặc mạng nội bộ.
Thiết kế mẫu tem: Tiếp đến mở phần mềm thiết kế. Thiết lập đúng khổ tem, sau đó kéo thả các trường thông in như tên SP, mã SKU, giá, mã vạch và chọn loại mã vạch phù hợp.
Tải dữ liệu sản phẩm vào phần mềm: Bạn có thể kết nối trực tiếp với file Excel hoặc đồng bộ dữ liệu bằng phần mềm bán hàng.
Kiểm tra và in tem: Trước khi in cần kiểm tra tốc độ, nhiệt độ, căn chỉnh đầu in của máy. Sau đó in thử vài tem, nếu tem nét và quét được thì tiến hành in hàng loạt.

In tem bằng phần mềm quản lý bán hàng

Một số phần mềm POS như Sapo, KiotViet, Nhanh.vn… hỗ trợ in mã vạch trực tiếp. Cách thực hiện khá đơn giản, theo các bước sau:

Đăng nhập phần mềm
Vào mục quản lý sản phẩm > chọn sản phẩm cần in tem
Chọn chức năng “In mã vạch”
Chỉnh sửa mẫu nếu cần (khổ tem, số lượng, bố cục…)
Nhấn in – máy sẽ xuất tem theo mẫu mặc định hoặc mẫu bạn đã tạo

Khi in mã vạch cần lưu ý mã phải rõ, không nhòe và không bị đứt nét. Kích thước tem không quá nhỏ để tránh lỗi quét. Dán tem đúng vị trí dễ quét như mặt trước hoặc đáy của sản phẩm.

Vừa rồi In An Khánh đã chia sẻ một số thông tin về hướng dẫn cách in tem mã vạch chi tiết. Hy vọng bài viết trên sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích. Cảm ơn bạn đã theo dõi, nếu có thắc mắc về dịch vụ, hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp cụ thể nhé!