Cuối mỗi đợt tổng kết, câu hỏi khách gọi tới xưởng đều giống nhau: có danh sách mấy chục tới mấy trăm người cần in giấy khen, mỗi tờ một tên khác nhau, làm sao in cho nhanh mà không sai.
Phần lớn nơi in giấy khen, in bằng khen chỉ giao phôi để trống. Sau đó đơn vị tổ chức phải ngồi viết tay từng tờ, hoặc tự căn chỉnh in trên máy văn phòng và hỏng vài tờ mới ra được bản vừa ý.
Ở In An Khánh, bạn có thể gửi thẳng danh sách Excel và nhận về từng tờ giấy khen đã in sẵn họ tên, chỉ việc ký và đóng dấu. Bài này nói rõ cách gửi danh sách, những chỗ cần kiểm tra trước khi in, cách chọn giấy và cách xưởng báo giá.
Nội dung bài viết
- 1 Xưởng nhận in giấy khen, in bằng khen và giấy chứng nhận
- 2 In sẵn họ tên lên từng tờ theo danh sách
- 3 Giá in giấy khen tính thế nào?
- 4 Nên in giấy khen trên loại giấy nào?
- 5 Kích thước giấy khen, bằng khen thường dùng
- 6 Ba nhóm khách thường đặt in giấy khen
- 7 In số lượng ít có nhận không, bao lâu thì xong?
- 8 Các bước đặt in tại xưởng
- 9 Câu hỏi khách thường gặp
- 10 Gửi thông tin để nhận báo giá
Xưởng nhận in giấy khen, in bằng khen và giấy chứng nhận
Xưởng nhận in giấy khen theo yêu cầu, in bằng khen, in giấy chứng nhận và bằng vinh danh, ở khổ A3, A4, A5 hoặc khổ riêng theo mẫu bạn đang dùng.
Xưởng in trực tiếp bằng máy kỹ thuật số nên không phải làm bản kẽm như in offset. Điều này có nghĩa là đơn vài chục tờ vẫn in được, không bắt buộc đặt số lượng lớn để chia bớt chi phí làm bản.
Bạn có thể chọn một trong hai cách:
- In sẵn họ tên theo danh sách: gửi file Excel, nhận về từng tờ đã có tên đúng người.
- In phôi để trống: nếu đơn vị muốn tự viết tay hoặc điền sau, xưởng vẫn in phôi bình thường.
Địa chỉ xưởng in An Khánh: 138/6 Trương Công Định, Phường Tân Bình, TPHCM. Khách ở TPHCM có thể tới nhận trực tiếp, khách ở tỉnh thì xưởng gửi hàng đi toàn quốc.
In sẵn họ tên lên từng tờ theo danh sách
Cách làm rất đơn giản: bạn gửi một mẫu giấy khen và một danh sách Excel. Xưởng đưa thông tin của từng người vào đúng vị trí trên mẫu đó. Danh sách 100 người thì in ra 100 tờ, mỗi tờ mang tên và nội dung của đúng người đó.
Trong ngành in, kỹ thuật này gọi là in dữ liệu biến đổi. Bạn không cần biết tên gọi đó, chỉ cần biết là mình không phải viết tay và không phải căn chỉnh in từng tờ.
Gửi danh sách cho xưởng như thế nào?
Bạn cứ gửi file Excel đang có qua email hoặc Zalo, không giới hạn số dòng. Xưởng sẽ mở ra kiểm tra trước xem danh sách có thiếu cột, có tên bị trùng, hay có lỗi dấu tiếng Việt không. Nếu cần chỉnh lại cấu trúc để đưa vào máy in, xưởng trao đổi lại với bạn trước.
File chưa đúng mẫu cũng không sao. Phần kiểm tra và sắp xếp lại danh sách đã tính trong đơn giá in, xưởng không thu thêm phí xử lý riêng.
Nếu bạn muốn chuẩn bị sẵn cho nhanh, file gọn nhất là dạng này:
- Mỗi dòng là một tờ giấy khen, hàng đầu tiên ghi tên cột ví dụ: Họ tên, Lớp, Chức danh, Thành tích.
- Để trong một sheet, không gộp ô và không chừa dòng trống ở giữa danh sách.
- Tên người viết đúng chính tả và đúng dấu ngay từ file, vì xưởng in đúng theo những gì bạn gửi.
Tên dài và dấu tiếng Việt, phần cần kiểm tra kỹ nhất
Với đơn có nhiều tên, chỗ hay phát sinh nhất là những tên dài. Nếu mẫu thiết kế chỉ vừa với tên ngắn, khi gặp tên ghép dài hoặc chức danh dài thì chữ dễ bị tràn ra khỏi khung, hoặc phải thu nhỏ lại khiến tờ đó nhìn lệch so với những tờ còn lại.
Vì vậy trước khi chạy cả lô, xưởng lọc riêng những dòng dài nhất trong danh sách để căn thử. Chỉnh xong thì tờ dài nhất vẫn cân đối như tờ ngắn nhất.
Lỗi mất dấu hoặc dấu chồng lên nhau thường đến từ font chữ trong file thiết kế chứ không phải từ danh sách. Phần này xưởng kiểm tra luôn khi nhận file, và bạn sẽ thấy kết quả ngay trên bản in thử.
Làm sao để không sai tên, không thiếu tờ
In giấy khen khác in thường ở chỗ mỗi tờ một nội dung, nên nếu phát hiện sai sau khi đã in xong thì không sửa được từng tờ. Xưởng làm ba việc để tránh chuyện đó:
- In thử một tờ A3 để bạn duyệt, không tính phí. Trên tờ đó xưởng lấy sẵn dòng đầu, dòng cuối và những tên dài nhất trong danh sách của bạn. Bạn xem chính tả, bố cục, cỡ chữ; duyệt xong xưởng mới chạy phần còn lại.
- Đếm lại số tờ in ra so với số dòng trong file. Việc này để phát hiện ngay trường hợp thiếu tờ, thừa tờ hoặc lặp tên trước khi đóng gói.
- Thấy dữ liệu có vấn đề thì báo lại, không tự sửa. Nếu trong danh sách có tên trùng, dòng thiếu thông tin hoặc ghi sai định dạng ngày tháng, xưởng gọi lại hỏi bạn chứ không tự ý sửa nội dung.
Nếu thành phẩm sai do lỗi của xưởng, xưởng in lại và không tính thêm tiền.
Danh sách của bạn được giữ thế nào
Danh sách khen thưởng thường có họ tên, lớp, phòng ban hoặc chức danh là thông tin cá nhân của người khác, không phải của riêng đơn vị bạn. Đây cũng là nội dung thuộc phạm vi Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Xưởng chỉ dùng danh sách cho đúng đơn hàng đã nhận, không đưa cho bên thứ ba, không dùng lại cho việc khác, và xóa file sau 30 ngày kể từ khi giao hàng. Nếu đơn vị bạn cần văn bản cam kết bảo mật, xưởng ký.
Giá in giấy khen tính thế nào?
Để quý khách dễ dàng ước tính chi phí cho đơn hàng của mình, xưởng công khai bảng giá chuẩn áp dụng cho chất liệu giấy Fort thông dụng bên dưới. Trường hợp quý khách cần xem chi tiết chi phí quy đổi trên từng tờ hoặc tham khảo mẹo tiết kiệm ngân sách, vui lòng xem tại bảng giá in giấy khen giá rẻ cập nhật mới nhất của xưởng.
Nên in giấy khen trên loại giấy nào?
Giấy khen thường in trên giấy dày khoảng 160 đến 350gsm đủ cứng để cầm không gập, và đủ bám mực để đóng dấu đỏ không bị nhòe. Dưới đây là các loại hay dùng và trường hợp nên chọn:
| Loại giấy | Định lượng thường dùng | Nên chọn khi |
| Fort | 100 – 180gsm | Bề mặt nhám, dễ viết chữ lên, là loại phổ biến nhất để in giấy khen |
| Couche | 200 – 300gsm | Bề mặt láng, màu in lên tươi, chi phí hợp lý. Dùng nhiều nhất cho giấy khen số lượng lớn |
| Bristol | 230 – 350gsm | Bề mặt bóng, dày và cứng hơn giấy coucher và fort |
| Giấy mỹ thuật | 200 – 300gsm | Nhiều vân và màu nền để chọn. Hợp giấy chứng nhận, bằng vinh danh số lượng ít |
Nếu chưa biết chọn loại nào, bạn chỉ cần nói rõ tờ giấy khen sẽ dùng ra sao, có đóng dấu đỏ không, có ký tay không, có lồng khung treo không, xưởng sẽ tư vấn loại phù hợp. Một lưu ý từ thực tế: tờ nào phải đóng dấu và ký tay thì nên chọn bề mặt nhám như Offset hoặc Bristol, vì mực dấu khô nhanh hơn so với giấy láng bóng.
Kích thước giấy khen, bằng khen thường dùng
Khổ A5 (14.8 × 21 cm) thường thích hợp cho các đơn hàng số lượng lớn dành cho học sinh, trung tâm ngoại ngữ. Nếu quý khách muốn tối ưu ngân sách cho các chương trình khen thưởng quy mô lớn, lựa chọn in giấy khen A5 giá rẻ sẽ giúp giảm đến 30% chi phí so với khổ A4.
Ba khổ dùng nhiều nhất là A4, A5 và A3. Ngoài ra một số đơn vị dùng khổ riêng theo mẫu có sẵn từ trước.
| Khổ | Kích thước | Thường dùng cho |
| A4 | 21 × 29,7 cm | Khổ phổ biến nhất – giấy khen trường học, bằng khen doanh nghiệp, giấy chứng nhận |
| A5 | 14,8 × 21 cm | Đơn số lượng lớn, tiết kiệm chi phí hơn A4 |
| A3 | 29,7 × 42 cm | Bằng khen trang trọng, bằng vinh danh để treo |
| Khổ riêng | theo mẫu | Một số nơi dùng khổ 30 × 20 cm hoặc 36 × 26 cm. Bạn gửi kích thước theo yêu cầu qua xưởng sẽ báo giá |
Nếu đang dùng mẫu cũ và muốn in tiếp cho giống, cách nhanh nhất là gửi một tờ mẫu qua ảnh chụp để xưởng đối chiếu kích thước và loại giấy.
Ba nhóm khách thường đặt in giấy khen
Trường học: giấy khen học sinh, sinh viên
Đơn thường theo lớp hoặc theo khối, dồn vào mùa tổng kết học kỳ và cuối năm học. Nhóm này có lợi thế là danh sách đã nằm sẵn trong bảng điểm, gửi thẳng file đó cho xưởng là in được, không phải gõ lại tên.
Doanh nghiệp: in bằng khen nhân viên xuất sắc, bằng vinh danh
Thường gắn với lễ tổng kết cuối năm hoặc hội nghị khách hàng. Số lượng không nhiều nhưng yêu cầu cao hơn về chất liệu, và chức danh phải chính xác tuyệt đối – đây là chỗ nên soát kỹ trên bản in thử.
Nhiều đơn vị đặt cùng lúc thiệp mời và thẻ tên cho cùng buổi lễ. Nếu bạn cần cả ba thứ, gửi chung một lần để xưởng sắp xếp cho kịp ngày.
Trung tâm đào tạo: giấy chứng nhận hoàn thành khóa học
Khác hai nhóm trên ở chỗ đặt in quanh năm theo từng khóa chứ không dồn vào mùa. Mỗi khóa một danh sách học viên riêng, tên khóa và ngày hoàn thành cũng đổi theo. Đây là loại đơn mà việc in sẵn theo danh sách tiết kiệm thời gian rõ nhất.
In số lượng ít có nhận không, bao lâu thì xong?
Có nhận được xưởng In An Khánh nhận in giấy khen từ 10 bản. Vì in kỹ thuật số nên xưởng không yêu cầu đặt số lượng lớn, một lớp khen thưởng vài chục em hay một phòng ban vinh danh vài người đều nhận.
Về thời gian, một đơn khoảng 1.000 tờ thường xong trong một ngày làm việc. Đơn vài chục tờ có thể sắp xếp lấy trong ngày nếu nội dung đã chốt.
Nếu cần gấp, bạn nên báo ngay lúc hỏi giá thay vì đặt xong mới nói. Thời gian thực tế còn phụ thuộc loại giấy có sẵn hay phải đặt, và phần gia công đi kèm báo trước thì xưởng kiểm tra lịch máy và giấy rồi trả lời được ngay là có kịp hay không.
Các bước đặt in tại xưởng
- Gửi yêu cầu và danh sách qua điện thoại, email hoặc Zalo kèm file thiết kế nếu bạn đã có sẵn.
- Xưởng tư vấn giấy và khổ theo mục đích sử dụng và ngân sách bạn dự tính.
- Nhận báo giá theo đúng số lượng và quy cách đã chốt.
- Xác nhận đơn, đặt cọc 50%.
- Duyệt bản in thử khổ A3 soát chính tả họ tên, bố cục và cỡ chữ.
- Xưởng in phần còn lại, đếm đối chiếu số tờ rồi giao tại TPHCM hoặc gửi đi tỉnh.
Câu hỏi khách thường gặp
Tôi có danh sách 300 tên, gửi file Excel được không?
Được. Gửi qua email hoặc Zalo, không giới hạn số dòng. Xưởng in ra 300 tờ, mỗi tờ mang tên và nội dung của đúng người trong danh sách.
File của tôi không đúng mẫu thì xưởng có xử lý được không?
Được. Bạn cứ gửi file đang có, xưởng kiểm tra và sắp xếp lại. Phần này đã tính trong đơn giá in, không thu thêm.
Tên dài quá thì có bị thu nhỏ chữ không?
Xưởng lấy những tên dài nhất trong danh sách ra căn thử trước, rồi chỉnh bố cục cho vừa. Bạn sẽ thấy chính những dòng đó trên bản in thử, nếu chưa ưng thì chỉnh tiếp rồi mới in cả lô.
Tôi chỉ cần vài chục tờ, xưởng có nhận không?
Có. Máy in kỹ thuật số không phải làm bản kẽm nên đơn nhỏ vẫn in được. Nhận in số lượng chỉ từ 10 bản
Có xem được bản in thử trước khi in hết không?
Có, và không tính phí. Xưởng in thật một tờ A3 lấy sẵn dòng đầu, dòng cuối và các tên dài nhất trong danh sách. Duyệt xong mới chạy phần còn lại.
Tôi chưa biết chọn loại giấy nào thì sao?
Bạn chỉ cần nói tờ giấy khen dùng để làm gì: có đóng dấu đỏ, có ký tay, có lồng khung không. Nếu có mẫu cũ thì gửi ảnh chụp, xưởng đối chiếu rồi tư vấn loại tương đương hoặc tốt hơn.
Cần lấy gấp thì phải báo trước bao lâu?
Nên báo ngay lúc hỏi giá. Xưởng kiểm tra lịch máy và giấy còn sẵn hay không rồi trả lời được là có kịp không, thay vì nhận đơn rồi mới biết thiếu giấy.
Tôi ở tỉnh, đặt in được không?
Được. Xưởng ở TPHCM và gửi hàng đi toàn quốc. Gửi danh sách, nhận báo giá và duyệt bản in thử đều làm qua email hoặc Zalo.
Danh sách nhân viên gửi qua có bị lộ ra ngoài không?
Danh sách chỉ dùng cho đúng đơn hàng của bạn, không đưa cho bên thứ ba, không dùng lại cho việc khác, và xóa sau 30 ngày kể từ khi giao hàng. Cần văn bản cam kết bảo mật thì xưởng ký.
Gửi thông tin để nhận báo giá
Để xưởng báo giá nhanh, bạn chuẩn bị sẵn: số lượng cần in, khổ giấy, loại giấy (hoặc mô tả mục đích sử dụng nếu chưa chọn được), danh sách mẫu và ngày cần nhận hàng.
Chưa xác định rõ cũng gọi được cứ nói là cần in giấy khen cho bao nhiêu người, dùng vào dịp gì, xưởng hỏi thêm vài câu là báo giá được.
THÔNG TIN XƯỞNG IN AN KHÁNH
Địa chỉ: 138/6 Trương Công Định, Phường Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh
Hotline / Zalo: 0967 697 932 – 0936 673 379
Email: ankhanhprinting@gmail.com
Facebook: In An Khánh
Website: https://inankhanh.com/
Thời gian làm việc: Thứ 2 – Thứ 7
Cập nhật lúc: 16/09/2026Xem thêm dịch vụ in ấn tại In An Khánh:
